Exige INAI a Segob poner en orden sus archivos para dar respuesta a solicitudes de información

El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) instruyó a la Secretaría de Gobernación (Segob), a hacer una nueva búsqueda para localizar la expresión documental que atendería cada uno de los contenidos de información solicitados y los entregue al particular, entre ello lo relacionado con la implementación de su Sistema Institucional de Archivos.

Y es que un particular solicitó a la Segob conocer las acciones llevadas a cabo para la implementación de su Sistema Institucional de Archivos; la documentación que acredite el cumplimiento de la recomendación primera hecha por el Consejo Nacional de Archivos; el Programa Anual y el vínculo electrónico donde se localiza; y los nombramientos de los responsables de los archivos de las áreas operativas, así como del archivo de concentración e histórico.

Pero en respuesta al particular, la dependencia informó que, derivado de la publicación de su Reglamento Interior en el Diario Oficial de la Federación el 31 de mayo de 2019, su estructura básica y no básica sufrió cambios, por lo que se encuentra en análisis la implementación del referido sistema institucional.

De ahí que no cuenta con un Programa Anual de Desarrollo derivado de que no se ha implementado el referido sistema; y finalmente entregó los nombramientos de los responsables de los archivos de trámite de la Secretaría, así como del responsable del archivo de concentración.

Inconforme con la inexistencia de la información requerida, el particular interpuso un recurso de revisión ante el INAI, además de señalar que algunos nombramientos no correspondían a lo solicitado.

En el análisis del caso, a cargo de la ponencia de la comisionada Josefina Román Vergara, se concluyó que la Secretaría de Gobernación debió documentar las acciones hechas para dar cumplimiento a las actividades sustantivas previstas en la Ley General de Archivos, entre las que se encuentran, la implementación del Sistema Institucional, la emisión del Programa Anual de Desarrollo y el nombramiento del responsable de archivos, las cuales pudieron ser de manera parcial.

Ello, en atención a la primera recomendación emitida por el Consejo Nacional de Archivos en el comunicado de fecha de 16 de diciembre de 2019, donde señaló que en caso de que la implementación del Sistema Nacional de Archivos involucrara cambios en su estructura orgánica, presupuestaria o bajo otra justificación relevante, los sujetos obligados de la Ley debían documentar las gestiones realizadas hasta dicha fecha y definir esquemas para dar cumplimento, los cuales podían ser parciales de acuerdo a su situación en particular.

Respecto a los nombramientos entregados, la Comisionada indicó que se advirtió que solo uno de ellos no pertenece a la estructura orgánica de la dependencia, y por lo que se refiere al nombramiento del responsable de Archivos, se identificó que éste fue emitido el 14 de junio de 2013, es decir, cinco años antes de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, por tanto, no corresponde al nombramiento solicitado.

“Sin duda, la transparencia y la rendición de cuentas descansa sobre los archivos, de ahí la relevancia de que los sujetos obligados de la Ley General implementen desde ya y en la medida de sus posibilidades, los recursos materiales y presupuestales para dar cumplimiento a las disposiciones que prevé la norma”, dijo Román Vergara.

El Pleno del INAI, por unanimidad, determinó modificar la respuesta de la Secretaría de Gobernación y le instruyó a realizar una nueva búsqueda, con criterio amplio en las unidades administrativas competentes, a efecto de que localice la expresión documental que atendería cada uno de los contenidos de información solicitados y los entregue al particular.

La Comisionada Josefina Román aseguró que “un archivo desorganizado con documentos imprecisos y sin un orden claro, es un archivo inexistente pues impide la posibilidad de consulta y, con ello, su preservación y uso; ahí, radica el valor único de los archivos. Sin archivos sería casi imposible la comprensión de nuestros derechos fundamentales y sería casi impensable conocer las evidencias significativas para el desarrollo económico, político, social y cultural de la humanidad”.

Sostuvo que, desde 2018, con la aprobación de la Ley General de Archivos, en México se reconoce el valor estratégico de los archivos al priorizar su organización, conservación y preservación, con el objeto de permitir el acceso a la información contenida en ellos y fomentar el conocimiento documental de la nación.

Así, el presente asunto permite exponer la importancia de la inminente implementación y armonización en los estados de la Ley General de Archivos, señaló.